Event Privacy Notice & Consent

Put this on, or link to it from, your Luma registration page.

Who we are. Aydın Can Polatkan (“we”) organizes AI Unlocked. For any questions about your data, contact aydin@localinar.com.

What we collect. When you register, we collect the information you provide through Luma (such as your name and email) and anything you submit before or during the event (e.g. questions, feedback, messages). At the event, we may take photographs and video in which attendees appear.

Why we use it, and on what basis.

• To register you and run the event (managing your spot, sending logistics, admitting you). Legal basis: contract (necessary to provide the event you signed up for).
• To organize and improve the event, including using AI-based tools (e.g. Anthropic’s Claude) to help process registrations and prepare. Legal basis: our legitimate interest in running the event efficiently. These tools act as our processors and do not use your data to train their models.
• To document the event through photos/video. Legal basis: our legitimate interest in recording our own event. You can ask not to be photographed, just tell a staff member or email us.
• To use your image or submitted content in promotional material (website, social media, marketing) only if you opt in. Legal basis: consent.

Who handles your data. We use service providers who process data on our behalf, including Luma Labs, Inc. (registration) and Anthropic (AI tooling). Both are based in the US. We rely on the EU-US Data Privacy Framework adequacy decision where the recipient is currently certified, and otherwise on EU Standard Contractual Clauses with additional safeguards.

How long we keep it. We keep your registration data until 12 months after the event, then delete it, unless we’re legally required to keep it longer.

Your rights. You can request access to, correction of, or deletion of your data; object to processing based on legitimate interest; and withdraw any consent at any time (this doesn’t affect processing already carried out). To exercise these, email aydin@localinar.com. You can also lodge a complaint with your data protection authority. The event takes place in Tübingen, so the competent authority is the Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).

Add these as separate fields in Luma.

☐ I have read the privacy notice.

☐ (Optional) I agree that photos/video in which I appear, and content I submit, may be used by Aydın Can Polatkan for promotional purposes (e.g. website, social media). I can withdraw this at any time by emailing aydin@localinar.com.

Print or display at the venue.

This event is being photographed and filmed for Aydın Can Polatkan’s own documentation. If you’d prefer not to appear, please let a staff member know.

Auf der Luma-Anmeldeseite platzieren oder von dort verlinken.

Wer wir sind. Aydın Can Polatkan („wir“) organisiert AI Unlocked. Fragen zu deinen Daten: aydin@localinar.com.

Was wir erheben. Bei der Anmeldung erheben wir die über Luma angegebenen Daten (z. B. Name und E-Mail) und alles, was du vor oder während der Veranstaltung einreichst (z. B. Fragen, Feedback, Nachrichten). Vor Ort können Fotos und Videos entstehen, auf denen Teilnehmende zu sehen sind.

Warum wir sie nutzen, und auf welcher Grundlage.

• Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung (Platzverwaltung, Logistik, Einlass). Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Organisation und Verbesserung der Veranstaltung, einschließlich KI-gestützter Tools (z. B. Claude von Anthropic) zur Bearbeitung von Anmeldungen und Vorbereitung. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Tools sind unsere Auftragsverarbeiter und nutzen deine Daten nicht zum Training ihrer Modelle.
• Dokumentation der Veranstaltung durch Fotos/Videos. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse. Du kannst der Aufnahme widersprechen, sag einer Person vom Team Bescheid oder schreib uns.
• Nutzung deines Bildes oder eingereichter Inhalte für Werbung (Website, Social Media, Marketing), nur mit deiner Einwilligung. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wer deine Daten verarbeitet. Wir setzen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag verarbeiten, u. a. Luma Labs, Inc. (Anmeldung) und Anthropic (KI-Tools). Beide sitzen in den USA. Übermittlungen stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist, andernfalls auf EU-Standardvertragsklauseln nebst zusätzlicher Schutzmaßnahmen.

Speicherdauer. Wir speichern deine Anmeldedaten bis 12 Monate nach der Veranstaltung und löschen sie danach, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Deine Rechte. Du kannst Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen, der Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses widersprechen und eine Einwilligung jederzeit widerrufen (die bereits erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt). Wende dich dafür an aydin@localinar.com. Außerdem hast du ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die Veranstaltung findet in Tübingen statt; zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).

Als separate Felder in Luma hinzufügen.

☐ Ich habe den Datenschutzhinweis gelesen.

☐ (Optional) Ich bin einverstanden, dass Fotos/Videos, auf denen ich zu sehen bin, und von mir eingereichte Inhalte von Aydın Can Polatkan für Werbezwecke genutzt werden (z. B. Website, Social Media). Ich kann dies jederzeit per E-Mail an aydin@localinar.com widerrufen.

Vor Ort aushängen oder anzeigen.

Diese Veranstaltung wird zur eigenen Dokumentation von Aydın Can Polatkan fotografiert und gefilmt. Wenn du nicht erscheinen möchtest, sag bitte einer Person vom Team Bescheid.